Contrato de licencia de uso de miPlata FACTURAR y arrendamiento de sistema dedicado en la nube, operado por LATAMPLAY S.A.S. Última actualización: 28 de octubre de 2026.
LATAMPLAY S.A.S., NIT 901.404.090-6, con domicilio en CR 29 5 A 18, Bogotá, Colombia (en adelante, "el Licenciante"), que opera las marcas miPlata y miPlata FACTURAR, otorga al cliente (en adelante, "el Licenciatario") una licencia de uso, no exclusiva e intransferible, sobre el software de facturación electrónica miPlata FACTURAR, junto con el arrendamiento de un sistema de cómputo dedicado y aislado en la nube en el que dicho software opera, optimizado y mantenido por el Licenciante.
El presente contrato es un contrato de licenciamiento y arrendamiento de software e infraestructura. No constituye un contrato de prestación de servicios de generación, transmisión, expedición, entrega o recepción de documentos electrónicos por cuenta del Licenciatario.
El Licenciatario se habilita ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como facturador electrónico bajo la modalidad de desarrollo informático adquirido, conforme al procedimiento de habilitación previsto en la Resolución DIAN 000165 de 2023 (art. 28) o la norma que la modifique o sustituya.
En consecuencia: (a) el software queda registrado ante la DIAN a nombre del Licenciatario, con su propio identificador de software (Software ID), PIN y set de pruebas; (b) el Licenciatario emite sus documentos electrónicos con su propia resolución de numeración y los firma con su propio certificado de firma digital; y (c) es el Licenciatario quien genera, firma y transmite sus documentos electrónicos directamente ante la DIAN a través de su instancia.
El Licenciante actúa exclusivamente como casa de software: desarrolla, licencia, mantiene, actualiza y optimiza el software y la infraestructura arrendada. El Licenciante no genera, no expide, no firma ni transmite documentos electrónicos por cuenta del Licenciatario, y no actúa como proveedor tecnológico en los términos del artículo 616-4 del Estatuto Tributario.
El Licenciatario es el único responsable de: (a) la veracidad, integridad y contenido fiscal de los documentos que emite; (b) el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, contables y de facturación, incluida su habilitación ante la DIAN y la vigencia de su resolución de numeración; (c) la custodia y vigencia de su certificado de firma digital y de sus credenciales de acceso; y (d) el uso del software conforme a la ley y a este contrato.
El Licenciatario declara que la información suministrada durante la compra y el onboarding (razón social, NIT, representación legal, datos de contacto) es veraz y se encuentra actualizada.
El Licenciante se obliga a: (a) mantener el software actualizado frente a los anexos técnicos y resoluciones vigentes de la DIAN; (b) aprovisionar y operar la instancia dedicada con la disponibilidad indicada en el plan contratado; (c) proveer soporte según el plan; y (d) acompañar al Licenciatario, a título de orientación, en el procedimiento de habilitación de su software ante la DIAN, sin sustituirlo en dicho trámite.
Certificado de firma digital. Con la autorización del Licenciatario y los documentos que este aporta (CERL vigente, RUT y documento de identidad del representante legal), el Licenciante tramita por cuenta del Licenciatario, ante una entidad de certificación digital autorizada en Colombia, el certificado de firma digital a nombre del Licenciatario y de su representante legal, y lo instala en la instancia. El certificado es del Licenciatario; el Licenciante no conserva copia exportable ni lo utiliza para fin distinto de la firma de documentos desde la instancia del Licenciatario. El Licenciante avisa con antelación su vencimiento y, con nueva autorización y documentos actualizados, tramita la renovación incluida en el plan vigente.
Si el Licenciatario lo autoriza expresamente durante la compra, el Licenciante actuará como mandatario del Licenciatario, con el único encargo de adquirir ante la Cámara de Comercio correspondiente el Certificado de Existencia y Representación Legal (CERL) del Licenciatario. En la orden aparecen dos renglones: (a) la tarifa oficial de la Cámara de Comercio vigente a la fecha de la compra (hoy $12.100 COP), cobrada sin margen; y (b) un recargo de gestión de trámite, declarado como servicio aparte (hoy $5.000 COP, ajustable por el Licenciante).
Este mandato se limita a la compra del certificado y no otorga al Licenciante representación alguna del Licenciatario ante la DIAN ni ante terceros para efectos de facturación.
Los precios se expresan en pesos colombianos (COP), con IVA incluido salvo indicación expresa en contrario, y corresponden al plan General por periodos de tres (3) o doce (12) meses pagados por adelantado. Cada periodo incluye el certificado de firma digital de la empresa (un NIT), uso ilimitado de la aplicación (usuarios y documentos, sin distinción de tipo) y el cupo de envíos por API del plan contratado (250 en 3 meses; 1.000 en 12 meses; recargas disponibles). Si el Licenciatario autoriza la compra del CERL, la tarifa de Cámara se cobra sin margen y la gestión de trámite se factura como servicio aparte.
Complementos opcionales. miPlata SYNC (sección 14) se contrata aparte, desde la instancia, por periodos de tres (3) o doce (12) meses pagados por adelantado, sin renovación automática; su precio vigente se informa antes del pago. Las aplicaciones y plugins de miPlata FACTURAR para plataformas de comercio electrónico se instalan sin costo; su uso requiere una licencia vigente y los documentos que emiten consumen el cupo de envíos por API del plan. Estos cobros los realiza el Licenciante directamente y no a través de la plataforma de comercio electrónico. miPlata AI (sección 17) es opcional, requiere la autorización expresa de esa sección y se paga, cuando tenga precio, por los meses que falten del plan. La segunda pantalla del POS (sección 16) tiene un precio de lista mensual que se informa en la tienda de la instancia; mientras se ofrezca sin costo, activarla o desactivarla no genera cobro.
El Licenciatario puede cambiar de plan o terminar la licencia en cualquier momento; los cambios se aplican de forma proporcional en el siguiente ciclo de facturación. El no pago de la licencia faculta al Licenciante para suspender el acceso a la instancia, previo aviso, sin perjuicio de la entrega de los datos conforme a la sección 9. Vencido el periodo pagado sin renovación, la instancia pasa a estado vencido: durante sesenta (60) días el Licenciatario conserva acceso de consulta, renovación y exportación, y se pausan la emisión, los envíos y las integraciones; renovada la licencia, la instancia se reactiva sin repetir la habilitación.
Los pagos se realizan por los medios habilitados en la compra (Bre-B, Nequi, Daviplata, PayPal o transferencia bancaria cuando se ofrezca). El Licenciante emite factura electrónica por cada pago. Los pagos realizados no son reembolsables, salvo lo previsto en la ley o en este contrato.
El software, su código, documentación, marcas y mejoras son y permanecen de propiedad exclusiva del Licenciante. La licencia otorgada no transfiere derecho de propiedad alguno. Los documentos electrónicos generados, la información fiscal y comercial y los datos cargados por el Licenciatario son y permanecen de propiedad exclusiva del Licenciatario.
El Licenciante procura una disponibilidad de la instancia del 99,9% mensual (SLA aplicable según el plan), excluyendo mantenimientos programados avisados con antelación y causas ajenas a su control razonable, incluidas las intermitencias de los servicios de validación de la DIAN. El software incorpora mecanismos de reintento y contingencia que se ejecutan desde la instancia del Licenciatario. Los mantenimientos de la plataforma se realizan preferentemente fuera del horario laboral de Bogotá y, durante la ventana, las consultas por API continúan disponibles mientras las escrituras reciben una respuesta de reintento. El Licenciante se reserva el derecho de desplegar en cualquier momento, sin aviso previo, correcciones urgentes (hotfixes) y actualizaciones de seguridad o de cumplimiento normativo ante la DIAN cuando sean necesarias para proteger la plataforma, los datos del Licenciatario o la validez de los documentos; estas intervenciones se mantienen al mínimo indispensable y no se consideran mantenimiento programado para efectos del aviso, aunque sí cuentan dentro del SLA. La instancia dedicada opera mientras está en uso; la tienda pública y la API conservan lo recibido y completan los documentos y las respuestas a medida que esa instancia corre, de modo que una demora no implica la pérdida de la venta ni de la llamada.
El acceso del personal de soporte a la instancia requiere que el Licenciatario lo habilite en su configuración y apruebe cada solicitud concreta, por tiempo limitado y revocable en cualquier momento; cada acceso queda registrado en la auditoría de la instancia y se notifica al Licenciatario. El personal de soporte no puede eliminar documentos ni ver contraseñas, claves de API, credenciales de pasarela ni la contraseña del certificado.
Si el Licenciatario activa el Modo Bóveda (sección 13), mientras la instancia esté bloqueada la API de documentos, los reintentos y consultas ante la DIAN, los envíos por correo y WhatsApp y los cobros no se procesan; lo recibido se conserva cifrado y se completa después del siguiente desbloqueo. Ese tiempo de espera no cuenta como indisponibilidad para efectos del SLA.
El Licenciante trata los datos personales recibidos conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y su política de tratamiento de datos, actuando como encargado del tratamiento respecto de los datos que el Licenciatario procesa en su instancia y como responsable respecto de los datos de contacto del Licenciatario.
Los datos de negocio de la instancia (documentos, clientes, proveedores, productos, empleados, montos y archivos adjuntos) se almacenan cifrados con una clave propia de cada instancia. Esa clave se guarda a su vez cifrada y solo la usa el software de la propia instancia; el personal del Licenciante no puede leer esos datos desde las consolas ni desde los visores de almacenamiento de sus proveedores. Un acceso de emergencia a esos datos solo es posible desplegando código, y ese despliegue queda registrado en la auditoría de la plataforma. El soporte sobre la instancia requiere la autorización expresa del Licenciatario desde su propia instancia, por tiempo limitado y revocable. Los registros técnicos de acceso y los datos del contrato (sección 2 de la política de privacidad) no hacen parte de este cifrado.
El Licenciatario puede exportar en cualquier momento, desde la propia instancia y en formatos abiertos (XML UBL firmado, PDF y CSV), la totalidad de sus documentos electrónicos y datos. A la terminación del contrato, podrá hacerlo durante los sesenta (60) días calendario siguientes, transcurridos los cuales el Licenciante podrá suprimirlos de forma segura, salvo obligación legal de conservación. Las copias de respaldo se conservan siempre cifradas y se eliminan conforme a los plazos de la política de privacidad.
El Licenciante se apoya en proveedores de infraestructura, correo, pagos y certificación digital que actúan como encargados del tratamiento, identificados en la política de privacidad, algunos de los cuales pueden procesar datos fuera de Colombia bajo garantías equivalentes a las de la ley colombiana.
Medición de publicidad. Al confirmarse el pago de una compra en facturar.miplata.co, el Licenciante puede informar a las redes publicitarias en las que anuncia (Meta, Google y OpenAI) que se completó una compra, con el monto, el plan, el número de orden y el identificador del clic en el anuncio si lo hubo, en los términos de la sección 10 de la política de privacidad. Esa información nunca incluye el NIT, la razón social, el nombre, el correo, el celular, la dirección ni los documentos del Licenciatario, y nada de ello ocurre dentro de la instancia. El Licenciatario puede impedirlo con la señal Global Privacy Control de su navegador sin afectar la compra.
En Modo Bóveda la exportación requiere que el Licenciatario desbloquee la instancia con su contraseña o su código de recuperación. El Licenciante no conserva una copia que pueda abrir de la clave y, sin esas credenciales, no puede entregar los datos en forma legible durante ese plazo ni en ningún otro momento.
El Licenciante responde por el funcionamiento del software y de la instancia conforme a este contrato. En ningún caso el Licenciante será responsable por: (a) el contenido fiscal de los documentos emitidos por el Licenciatario ni por sus obligaciones tributarias; (b) sanciones derivadas de información inexacta suministrada por el Licenciatario; (c) decisiones, rechazos o indisponibilidades de la DIAN u otras autoridades; (d) daños indirectos, consecuenciales, pérdida de ingresos, de clientela, de datos recuperables desde las copias del Licenciatario, ni lucro cesante; (e) fallas, demoras o interrupciones de los servicios de terceros de los que depende el servicio (infraestructura en la nube, correo, pasarelas de pago, entidades de certificación, WhatsApp, plataformas de comercio electrónico como Tiendanube o WooCommerce) o de la conectividad del Licenciatario; (f) el uso del software contrario a este contrato, a la ley o a las instrucciones de la documentación, ni las modificaciones o integraciones realizadas por el Licenciatario o terceros a través de la API o de los webhooks; (g) la pérdida de acceso o de datos derivada del extravío de contraseñas, llaves de acceso o del código de recuperación del Modo Bóveda; ni (h) hechos de fuerza mayor o caso fortuito. La responsabilidad total acumulada del Licenciante se limita al valor de las licencias pagadas por el Licenciatario en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
El software se licencia en el estado en que se encuentra y conforme a su documentación. El Licenciante no garantiza que esté libre de errores ni que funcione sin interrupciones, y se obliga a corregir con diligencia los defectos que se le reporten. El Licenciante no presta asesoría tributaria, contable, laboral ni jurídica; las validaciones, cálculos y plantillas que ofrece el software (impuestos, retenciones, nómina, PILA, redondeos) son una ayuda operativa y es responsabilidad del Licenciatario y de sus asesores verificar su aplicación a cada caso.
Alcance de la limitación. El tope de la responsabilidad acumulada de esta sección se refiere al Licenciatario y al valor de las licencias que este paga. El contador vinculado (sección 15) no paga licencia alguna al Licenciante; su responsabilidad profesional frente al Licenciatario y frente a las autoridades (Ley 43 de 1990, artículo 581 del Estatuto Tributario y sus normas de ética) es independiente de este contrato y no se amplía, reduce ni traslada por el uso de las herramientas del software. Las ayudas, sugerencias, casillas y avisos del software y de miPlata AI (secciones 17 y 19) no sustituyen el juicio profesional de quien firma.
Nada de lo anterior limita la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley colombiana, incluida la derivada de dolo o culpa grave del Licenciante.
Las tasas de cambio (TRM y otras monedas) y el calendario de días festivos que muestra el software se ofrecen únicamente como referencia y por conveniencia. Provienen de fuentes públicas de terceros o de cálculos automáticos, pueden estar desactualizados, incompletos o contener errores, y no constituyen asesoría financiera, cambiaria, contable ni laboral. El Licenciante no garantiza su exactitud ni su vigencia y no asume responsabilidad alguna por decisiones, liquidaciones, pagos o documentos basados en ellos. El Licenciatario debe verificar la TRM oficial con la Superintendencia Financiera de Colombia o el Banco de la República y los días festivos con la norma vigente (Ley 51 de 1983 y decretos que la modifiquen) antes de usarlos.
Cualquiera de las partes puede terminar el contrato con aviso al final del ciclo mensual en curso. El Licenciante puede terminarlo de inmediato en caso de uso ilícito del software, incumplimiento grave o riesgo para la seguridad de la plataforma de otros licenciatarios. La terminación no afecta la titularidad del Licenciatario sobre su habilitación, numeración, certificado y datos. Terminado el contrato aplica la ventana de exportación de la sección 9; transcurrida esta, la instancia se suspende y sus datos se conservan cifrados hasta su supresión definitiva, salvo obligación legal de conservación.
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán primero a arreglo directo durante treinta (30) días y, de no lograrse, a la jurisdicción ordinaria de Bogotá D.C.
El Licenciatario puede activar, de forma optativa, el Modo Bóveda. Solo el administrador original de la instancia puede activarlo o desactivarlo. En ese modo el Licenciante deja de conservar una copia que pueda abrir de la clave de cifrado de los datos de la instancia. La clave queda envuelta bajo la contraseña de cada usuario habilitado y bajo un código de recuperación de veinticuatro (24) palabras que se muestra una sola vez al activar el modo. Los demás usuarios necesitan que el administrador les asigne una contraseña nueva, con la instancia desbloqueada, antes de poder entrar. Una contraseña temporal enviada por soporte no desbloquea la instancia; si se olvida la contraseña, solo el código de recuperación permite entrar de nuevo.
Mientras la instancia esté bloqueada (ningún usuario con sesión abierta), no se ejecuta lo que opera sin esa sesión: la API de documentos (/api/external), los reintentos, contingencias y consultas ante la DIAN, los envíos por correo y WhatsApp, los cobros, la instalación o renovación del certificado de firma y los reportes programados. Los documentos que llegan por correo, los pagos notificados y los envíos pendientes ante la DIAN se conservan cifrados y se procesan en la siguiente sesión; un envío por correo o WhatsApp que no alcance a salir en unas horas debe repetirse desde la instancia. La tienda pública no acepta pagos en línea mientras el Modo Bóveda esté activo. El Licenciatario acepta que esos procesos, incluidos los plazos ante la DIAN, las respuestas a sus clientes y las llamadas de sus integraciones, pueden demorarse hasta que un usuario inicie sesión, y asume la responsabilidad por esas demoras.
El soporte autorizado por el Licenciatario solo puede ver los datos si el Licenciatario aprueba el acceso con su sesión abierta; la llave se entrega únicamente a ese acceso y se borra al revocarlo o al vencer. Sin esa aprobación el Licenciante puede actualizar, detener, migrar o eliminar la instancia, pero no leer su contenido. Las copias de respaldo contienen los datos solo en forma cifrada.
El Licenciante no puede recuperar los datos si el Licenciatario pierde todas las contraseñas y el código de recuperación.
Desactivar el Modo Bóveda restaura una copia operable de la clave en la plataforma, con la misma confirmación de contraseña del administrador. El consentimiento de activación se registra con la versión vigente de estos términos, la fecha, el usuario que lo otorgó y las integraciones que quedaron en pausa.
Conexiones de tienda. El Licenciatario puede conectar su instancia con plataformas de comercio electrónico de terceros (por ejemplo, Tiendanube mediante la aplicación miPlata FACTURAR, o WooCommerce mediante el plugin oficial) para que los pedidos que esa plataforma reporta como pagados se facturen desde su instancia, con su NIT, su numeración y su certificado. La conexión se establece con un código de un solo uso generado por un administrador de la instancia, puede limitarse, pausarse o revocarse en cualquier momento, y cada evento queda registrado en la actividad de la conexión.
Responsabilidad sobre los pedidos. El Licenciatario define las reglas de facturación por método de pago (facturar al pagar, dejar en borrador o no facturar) y es responsable de configurarlas conforme a su operación. El software factura con la información que entrega la plataforma (estado de pago, productos, precios, impuestos, descuentos, envío y datos del comprador); el Licenciante no responde por pedidos marcados como pagados sin serlo, datos inexactos o incompletos de la plataforma o del comprador, ni por cambios, fallas o suspensiones de la plataforma o de su API. Las notas crédito automáticas por cancelación o reembolso se emiten según lo que reporte la plataforma.
miPlata SYNC. Es un complemento opcional y de pago (sección 6) que sincroniza productos, variantes, fotos, precios, stock y otros datos del catálogo entre la instancia y la tienda conectada, en la dirección y con las reglas por campo que elija el Licenciatario. Antes de aplicar cambios el software muestra una vista previa, y en ningún caso borra productos: los que se eliminan en un lado se desactivan u ocultan en el otro, según la regla elegida. El Licenciatario es responsable de las reglas que configura y de revisar los cambios que aprueba, incluidos precios y existencias publicados a sus compradores. Si el periodo de SYNC vence sin renovación, la sincronización se pausa sin borrar datos y se reanuda al renovar.
Términos de la plataforma. El uso de la plataforma de comercio electrónico se rige por los términos y la política de privacidad de su operador, que es un tercero independiente del Licenciante. La desinstalación de la aplicación o del plugin, o la revocación de la conexión, detiene la facturación automática y la sincronización, sin afectar los documentos ya emitidos, que permanecen en la instancia y ante la DIAN.
Vinculación. El Licenciatario puede dar acceso a su instancia a un contador público cuya identidad y habilitación profesional (tarjeta profesional, cédula y certificado de antecedentes de la Junta Central de Contadores) haya verificado el Licenciante. Solo el administrador principal de la instancia puede invitarlo y confirmar el acceso; la confirmación es un consentimiento expreso del Licenciatario, que se registra con la fecha, el usuario que la dio, su dirección IP y la versión vigente de estos términos. El Licenciante conserva el registro de cada invitación, confirmación, cambio de permisos y retiro.
Alcance del acceso. Mientras el vínculo esté confirmado, el contador puede consultar y descargar la información contable y tributaria de la instancia: documentos electrónicos y sus archivos, compras, nómina, terceros, productos, la contabilidad y los reportes que el software calcula. Solo puede cambiar la configuración de la empresa o la relacionada con la DIAN si el Licenciatario lo habilita expresamente. Con el Modo Bóveda activo, el contador solo ve los datos durante el tiempo que el Licenciatario le abra la Bóveda desde su sesión.
Responsabilidad. El Licenciatario elige a su contador y responde frente a terceros por esa elección; puede retirar el acceso en cualquier momento desde su instancia y el retiro surte efecto de inmediato. El contador responde por el uso de su acceso, de sus llaves y de la información que consulta, y está obligado a la reserva profesional (Ley 43 de 1990). El Licenciante no es parte de la relación profesional entre el Licenciatario y su contador ni responde por los servicios que este presta, sin perjuicio de su obligación de bloquear el acceso de un contador cuando conozca un uso indebido.
Soporte al contador. Si el contador pide ayuda al equipo del Licenciante y la autoriza por un tiempo limitado, el personal de soporte puede ver lo que el contador ve en su portal (empresas vinculadas, estados, vencimientos, comisiones y mensajes de error) mientras dure esa autorización. Para entrar a los datos de la instancia del Licenciatario sigue siendo necesaria la aprobación del propio Licenciatario según la sección 8. Cada consulta del soporte queda registrada.
Contratación y configuración por cuenta del Licenciatario. Un contador puede contratar la licencia y configurar la instancia en nombre de la empresa cuando declara, al contratar, que cuenta con la autorización de su representante legal; el Licenciante conserva esa declaración con la fecha, la dirección IP y la versión de estos términos. El Licenciatario es siempre la empresa, no el contador. Los pasos personales del representante legal (su identificación en la contratación, el certificado de firma digital y el ingreso a la DIAN) no se delegan. Si el contador figura como administrador principal y vincula su propia cuenta de contador, esa confirmación queda registrada como tal; debe entregar la empresa a quien designe el representante legal (cambiando el correo del administrador principal) cuando este lo pida, y el Licenciatario conserva el derecho de retirarle el acceso en cualquier momento.
Alcance. La segunda pantalla del POS es un complemento opcional (sección 6) que permite mostrar a los compradores, en una tableta, monitor o teléfono del Licenciatario, el detalle de la venta en curso: nombre del producto, cantidad, precio, totales y, mientras el cajero cobra, el código QR o enlace de pago. La comunicación es de una sola vía: la pantalla solo recibe esos datos de la venta activa y no puede consultar ni modificar ningún otro dato de la instancia. Los datos de la venta se conservan en la plataforma solo de forma transitoria y se borran al terminar o cancelar el cobro y, en todo caso, a los pocos minutos sin actividad.
Contraseña del dispositivo. El acceso a la segunda pantalla se protege con una contraseña generada por el software, que se muestra una sola vez al administrador y que el Licenciante conserva únicamente en forma de huella criptográfica. El Licenciatario es el único responsable de custodiar esa contraseña, de decidir en qué dispositivos la ingresa, de proteger físicamente esos dispositivos y de regenerarla de inmediato si sospecha que un tercero la conoce; regenerarla o desactivar la función cierra al instante todas las pantallas conectadas. El Licenciante no responde por la exhibición de la información de la venta a personas que accedan con una contraseña custodiada por el Licenciatario ni por el uso de un dispositivo que este haya dejado abierto.
Precio y activación. El complemento puede activarse y desactivarse en cualquier momento desde la configuración de la instancia. Mientras el Licenciante lo ofrezca sin costo, su activación no genera cobro; si en el futuro se cobra, el valor se informará con la antelación de la sección 20 y no se facturará sin que el Licenciatario lo acepte.
Alcance. miPlata AI es un complemento opcional (sección 6) que sugiere la cuenta contable de las líneas de las facturas de compra que la instancia recibe (Buzón DIAN, correo o sincronización con la DIAN) cuando las reglas del Licenciatario, lo aprendido de sus confirmaciones y el catálogo del software no alcanzan. La clasificación por reglas, memoria y catálogo hace parte de todos los planes; miPlata AI solo agrega la sugerencia del modelo para las líneas que quedan sin resolver.
Autorización. Solo el administrador principal o un usuario con permisos completos de la empresa puede activarlo, y únicamente después de leer y aceptar el texto de autorización vigente, que el Licenciante registra con su versión, la fecha, el usuario, la dirección IP y el navegador. Si el texto cambia, el complemento se pausa hasta una nueva aceptación. El Licenciatario puede revocarlo en cualquier momento desde la configuración de la instancia, con efecto inmediato; un contador vinculado no puede activarlo ni revocarlo.
Datos que se envían y encargado. Por cada línea sin resolver se envía al modelo solo la descripción del ítem (con los números largos enmascarados), unidad, impuestos, código UNSPSC, un rango de valor expresado en UVT, la actividad económica (CIIU) del proveedor y, si es persona jurídica, su nombre. Nunca se envían NIT, CUFE, valores exactos, correos, direcciones ni otros datos de contacto. El modelo se ejecuta en Cloudflare Workers AI como encargado del Licenciante; los datos no se usan para entrenar ni mejorar modelos, no se comparten con otros clientes y no se conservan registros del contenido de las consultas. El Licenciante solo conserva conteos, costos y tasas de aceptación agregados.
Responsabilidad sobre la contabilidad. Las sugerencias del modelo son una ayuda y pueden contener errores. Ninguna sugerencia de IA se contabiliza sola salvo que el Licenciatario active expresamente la contabilización autónoma, que el software solo permite después de un número mínimo de líneas revisadas con una tasa alta de aceptación y por debajo del monto máximo que el Licenciatario fije. El Licenciatario, y en su caso su contador, conservan la responsabilidad de revisar y aprobar los asientos y las declaraciones que se deriven de ellos.
Precio y vigencia. Mientras el Licenciante lo ofrezca sin costo, su activación no genera cobro. Cuando tenga precio, se paga por adelantado por los meses que falten del plan pagado (mínimo tres meses), puede contratarse junto con la renovación del plan en un solo pago y nunca se extiende más allá del periodo pagado del plan; si el plan vence, el complemento se pausa con él. El precio vigente se informa antes de cada pago y cualquier cambio se comunica con la antelación de la sección 20.
Límites y suspensión. Para proteger el servicio, el Licenciante aplica límites de uso por empresa y globales y puede pausar el complemento de forma temporal ante fallas, abuso o riesgo de seguridad; durante la pausa la clasificación por reglas, memoria y catálogo sigue funcionando y las líneas sin resolver quedan para revisión.
17.1 Lucas Consulta (nivel 1). Lucas es un asistente automático que responde preguntas sobre el uso del software, la facturación electrónica y la nómina electrónica con conocimiento público (la guía de miPlata, el catálogo de errores de la DIAN y las reglas de facturación). Sus respuestas son orientativas, pueden contener errores y no constituyen asesoría tributaria, contable, laboral ni jurídica (sección 19). Lucas Consulta no ejecuta acciones en la instancia. Recibe la pregunta del usuario con los identificadores enmascarados (NIT, correos, teléfonos, CUFE), la pantalla en la que está, el estado y los códigos DIAN del documento abierto y el nombre del plan. Se activa por el administrador principal o un usuario con permisos completos, con el texto de autorización vigente (versión, fecha, usuario, IP y navegador registrados), y es revocable en cualquier momento con efecto inmediato.
17.2 Lucas Asistente (nivel 2). Lucas Asistente lee, con los permisos del usuario que pregunta, los datos de la instancia necesarios para la tarea (clientes, productos, rangos, facturas, consumo del plan) y prepara acciones: borradores de facturas y notas, clientes, productos, enlaces de pago y reintentos ante la DIAN. Ninguna acción se ejecuta sin que el usuario la revise en una vista previa y toque «Confirmar». Los valores que solo el usuario puede decidir (medio de pago, concepto de una nota crédito, destinatario de una invitación) deben venir del usuario y no del modelo. Cada acción confirmada queda en el registro de auditoría con el usuario que la confirmó. El Licenciatario responde por las acciones que sus usuarios confirmen; el Licenciante responde por que el software ejecute exactamente lo mostrado en la vista previa confirmada.
17.3 Conexiones IA (nivel 3: ChatGPT, Claude). El Licenciatario puede conectar asistentes de inteligencia artificial de terceros (OpenAI ChatGPT, Anthropic Claude) a su instancia mediante el conector oficial, eligiendo los alcances de cada conexión. Al activar una conexión el Licenciatario autoriza de forma expresa e inequívoca (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012) que los datos de esos alcances salgan de la infraestructura del Licenciante hacia el tercero que él eligió y con el que mantiene su propia cuenta. Desde ese momento el tratamiento corresponde a ese tercero y se rige por sus políticas y por la cuenta del Licenciatario en él; el Licenciante no es encargado ni responsable de ese tratamiento posterior y recomienda al Licenciatario leer los términos y la política de privacidad del proveedor antes de conectar. Las conexiones se habilitan cuenta por cuenta, previa revisión del Licenciante. Las escrituras exigen el alcance de escritura y una confirmación en dos pasos. El Licenciante registra qué herramienta se usó y cuándo, no el contenido. El Licenciatario puede revocar cada conexión en cualquier momento; el acceso cae en menos de treinta (30) segundos.
17.4 Voz (dictado y lectura en voz alta). El dictado convierte a texto lo que el usuario dice mientras mantiene pulsado el micrófono; el texto se muestra para que el usuario lo revise y lo envíe. El audio no se conserva. La lectura con voz natural, cuando el nivel la incluye, se genera a partir del texto ya mostrado y tiene un límite diario.
17.5 Límites, precio y suspensión de los niveles de Lucas. Cada nivel tiene límites de preguntas, acciones y minutos de voz por día y por mes, y un tope de gasto por empresa. Cuando un nivel tenga precio, se paga por adelantado por los meses que falten del plan pagado, se apila sobre el nivel anterior y vence con el plan; el precio se informa antes de cada pago. El Licenciante puede pausar uno o todos los niveles ante fallas, abuso, riesgo de seguridad o consumo anómalo. Lucas Tienda, el asistente público de la tienda en línea, tiene sus propios términos de compra y activación, que se aceptan desde la instancia.
Alcance. El Licenciatario puede autorizar al Licenciante a registrar ante la DIAN, en la plataforma de Habilitación de factura electrónica, la dirección <NIT>@facturar.miplata.co (o la que el software derive para su instancia) como correo electrónico de recepción de facturas electrónicas (ExchangeEmail). Esa autorización es opcional, está desactivada por defecto y solo se ejecuta cuando el Licenciatario pega un enlace de acceso de Habilitación y marca el consentimiento correspondiente en el asistente de activación o en el Buzón.
Efecto. Al activarse, los proveedores que consulten el registro de correos de la DIAN (método GetExchangeEmails) enviarán los documentos electrónicos a esa dirección en lugar del correo que el Licenciatario tuviera registrado antes. La actualización del listado oficial de la DIAN puede demorar hasta veinticuatro (24) horas. El Licenciante conserva el correo anterior solo para poder restaurarlo si el Licenciatario lo pide y, si este lo autoriza, para reenviar una copia de cada documento recibido a esa dirección o al correo de la empresa.
Reversión. El Licenciatario puede pedir en cualquier momento, desde el Buzón y con un nuevo enlace de Habilitación, que se restaure el correo anterior en la DIAN. Al revertir, se apaga el reenvío de copias. El Licenciante no garantiza que todos los proveedores actualicen de inmediato la dirección a la que envían.
Responsabilidad. El Licenciatario es quien decide activar o revertir el registro y quien responde ante la DIAN y ante sus proveedores por el correo de recepción informado. El Licenciante actúa solo como encargado técnico de esa gestión cuando el Licenciatario lo autoriza expresamente con el enlace de acceso.
Naturaleza. Los formularios y casillas precalculados (300, 350, 2593, 110, ICA, exógena y demás), los archivos para MUISCA, los calendarios y recordatorios de vencimientos, las tarifas, la UVT y demás cifras, las retenciones sugeridas, la contabilización automática, las sugerencias de miPlata AI (sección 17) y los avisos normativos son herramientas de conveniencia y borradores. No constituyen asesoría tributaria, contable, laboral ni jurídica y no sustituyen el juicio profesional.
Verificación obligatoria. El Licenciatario y su contador público (y su revisor fiscal, cuando aplique) deben verificar cada valor, casilla, cálculo, sugerencia y aviso antes de contabilizar, firmar o presentar. La firma de una declaración y la fe pública corresponden a quien firma (artículo 581 del Estatuto Tributario y Ley 43 de 1990), no al Licenciante.
Criterio del contador. La normativa tributaria colombiana cambia con frecuencia y hay casos en los que la norma deja margen, no está reglamentada o depende de hechos que solo conoce la empresa. En esos casos el software no elige por el Licenciatario: marca el caso como «Requiere criterio del contador», muestra las opciones con su fundamento y deja la decisión, con su motivo, al contador o al Licenciatario. El software no asigna una opción por defecto a esos casos.
Cambios normativos. El Licenciante revisa las publicaciones oficiales de la DIAN y de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá e incorpora los cambios después de analizarlos, dentro de un plazo razonable desde su publicación. Mientras tanto, los valores pueden no reflejar la norma nueva. Los avisos normativos que el Licenciante envía son informativos, se revisan por una persona antes de salir y pueden omitir normas; no reemplazan la consulta de las fuentes oficiales.
Supervisión humana. En línea con los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024), el Licenciante documenta la finalidad, la necesidad y los riesgos de cada uso de IA del software, minimiza los datos que recibe cada modelo y mantiene a una persona en la decisión: ninguna sugerencia se contabiliza, firma ni presenta sin la confirmación de un usuario del Licenciatario.
Lo anterior no limita las obligaciones del Licenciante de la sección 4 ni la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley.
El Licenciante puede modificar estos términos para reflejar cambios legales, técnicos o del servicio. La versión vigente, con su fecha, se publica en esta misma página y se informa al Licenciatario por correo electrónico con al menos quince (15) días de antelación cuando el cambio afecte sus derechos u obligaciones. Si el Licenciatario no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de la entrada en vigencia sin penalidad; el uso continuado después de esa fecha constituye aceptación.
Al pagar una orden de miPlata FACTURAR, el Licenciatario declara que ha leído y acepta estos Términos y Condiciones y, cuando aplique, otorga el mandato de la sección 5 para la compra de su CERL.